Arbeitsmittel – AfA, GWG und Corona

Arbeitsmittel – AfA, GWG und Corona

Seit Corona sind deutlich mehr Menschen im Homeoffice beschäftigt und nicht jeder kann oder will die Ausrüstung des Arbeitgebers nutzen. Welche Ausgabe steuerlich berücksichtigungsfähig sind und wie das Absetzen von Arbeitsmitteln funktioniert erfahren Sie hier im Beitrag.

Grundlagen zum Arbeitsmittel

Zunächst einmal zu einem häufigen Denkfehler, von dem man sich befreien sollte: Zu den Werbungskosten gehören alle Aufwendungen, die durch den Beruf veranlasst sind. Diese Aufwendungen müssen nicht notwendig sein. Sie können auch dem reinen Komfort dienen. Kaufen Sie etwa einen hochwertigen Laserdrucker, den Sie im Homeoffice beruflich nutzen, ist es für den Werbungskostenabzug irrelevant, ob Ihnen ein Drucker vom Arbeitgeber gestellt wird. Werbungskosten brauchen also einen beruflichen Zusammenhang, mehr grundsätzlich nicht.

Arbeitsmittel sind Gerätschaften, die zur Erledigung der Arbeit dienen. Beispiele aus dem Alltag sind Werkzeuge, Büroeinrichtung oder EDV-Ausstattung. All diese Aufwendung können im beruflichen Zusammenhang als Werbungskosten zu berücksichtigen sein.

Abschreibung

Nachdem diese Arbeitsmittel regelmäßig über einen längeren Zeitraum genutzt werden, stellt sich die Frage nach dem richtigen Zeitpunkt für die Berücksichtigung. Beim Arbeitnehmer ist dies zwar grundsätzlich im Zeitpunkt der Zahlung, allerdings gilt dies nicht uneingeschränkt.

Denn die Kosten für ein mehrjährig genutztes Arbeitsmittel sind auf diesen Zeitraum zu verteilen. Schaffen Sie z.B. einen Schreibtisch für 1.000 € an, müssten Sie diesen laut der amtlichen AfA-Tabelle auf 13 Jahre verteilt abschreiben. Sie können folglich nur 77 € pro Jahr ansetzen. Das führt nicht selten dazu, dass die Ausgabe im Arbeitnehmerpauschbetrag aufgeht und ohne steuerlichen Vorteil verpufft. In der Praxis besteht hier gerade beim Arbeitnehmer “Verhandlungsspielraum” über diese Dauer.

Bei der Abschreibung erfolgt also eine Verteilung der Kosten auf die Nutzungsdauer, unabhängig vom Tag der Zahlung. Diese Verteilung ist monatsgenau und darf natürlich in den Folgejahren nicht vergessen werden.

Arbeitsmittel als GWG

Betragen die Kosten einer beruflichen Anschaffung nicht mehr als 952 € (das sind 800 € ohne Umsatzsteuer), dürfen die Aufwendungen stets sofort im Jahr der Anschaffung als Werbungskosten berücksichtigt werden. Hier handelt es sich um ein sogenanntes “geringwertiges Wirtschaftsgut” (GWG).

Beispiel:
Ein Arbeitnehmer kauft sich im Dezember 2020 für 899 € einen Schreibtisch und bezahlt ihn erst im Januar 2021. Der Gesamtaufwand kann in der Steuererklärung für das Jahr 2020 in voller Höhe als Werbungskosten geltend gemacht werden, weil hier geliefert wurde. Auf Antrag wäre auch die AfA-Regelung (Verteilung auf 13 Jahre) zulässig.

Übrigens betrug die Grenze für ein GWG bis 31.12.2017 noch 410 € netto (also rund 488 € mit Umsatzsteuer).

Sonderregelung für EDV

Mit einem BMF-Schreiben hat die Regierung für Anschaffungen von EDV-Ausstattung ab dem Jahr 2021 eine Sonderregelung erlassen: Sämtliche Hard- und Software kann mit einer Nutzungsdauer von einem Jahr abgeschrieben werden, unabhängig von ihrem Wert. Damit ist eine Sofortabschreibung der EDV-Ausstattung im Anschaffungszeitpunkt möglich, auch wenn diese deutlich über der GWG-Grenze liegt.

Früher angeschaffte EDV-Technik dürfen Sie übrigens dementsprechend im Jahr 2021 mit dem bestehenden Restwert ansetzen.

Beispiel:
Ein Arbeitnehmer hat 2020 einen Laptop für 2.199 € zur ausschließlich beruflichen Nutzung angeschafft und mit 733 € Abschreibung in der Erklärung berücksichtigt. 2021 kauft er einen hochwertigen Plotter zur beruflichen Nutzung für 1.200 € dazu.
Der AN kann den Plotter 2021 sofort vollständig als Werbungskosten berücksichtigen. Den Restwert des Laptops in Höhe von (2.199 € – 733 € =) 1.466 € darf er ebenfalls abziehen.

Aufteilung von Arbeitsmitteln

Gerade bei EDV-Ausstattung findet häufig eine Mischnutzung statt. Man nutzt die Geräte nicht nur beruflich, sondern auch privat. Damit ist natürlich ein vollständiger Abzug als Werbungskosten nicht mehr möglich. Die Aufwendungen sind entsprechend aufzuteilen und nur anteilig abzugsfähig.

Die Aufteilung erfolgt regelmäßig im Rahmen einer sachgerechten Schätzung. Bei PC, Laptop und Co. erkennt das Finanzamt regelmäßig 50 % der Kosten als beruflich veranlasst an ohne weitere Nachweise zu fordern.

Zusammenfassung

Gerade durch die GWG-Regelung und die Sofortabschreibung auf “digitale Arbeitsmittel” lohnt sich oft ein Ansatz der beruflichen Anschaffungen. Das gilt auch, wenn nur ein teilweiser Abzug stattfinden kann. Kommt es bei einem Arbeitsmittel zu einer Abschreibung, sollte man diese nicht nur richtig berechnen, sondern vor allem in den Folgejahren nicht vergessen. Gerne helfe ich Ihnen bei der Erstellung Ihrer Einkommensteuererklärung im Rahmen einer Mitgliedschaft im HILO e.V.

Hinweis für Selbständige und Gewerbetreibende:
Die hier beschriebenen Grundzüge gelten natürlich auch für Gewinneinkünfte. Allerdings besteht hier oft noch weiterer Gestaltungsspielraum. Sprechen Sie mit Ihrem Steuerberater.